Team, Rollen, Agentur-Zugriff & White-Label

Team-Mitglieder bekommen eine von drei Rollen: Viewer (nur ansehen), Editor (konfigurieren) oder Admin. Interne Team-Mitglieder sehen alle Websites des Konto-Inhabers — nicht pro Website eingegrenzt. Ein Team-Admin kann die Team- und Website-Verwaltung im Namen des Inhabers steuern; Abo und Rechnung bleiben jedoch dem Inhaber vorbehalten.

Die Grundrolle einer Einladung lässt sich pro Website überschreiben: in der Team-Verwaltung über „Rollen je Website“ oder per API (PUT /team/invitations/:id/website-roles). So kann jemand auf Website A Editor und auf Website B nur Viewer sein. Nur Websites, die dem Konto-Inhaber gehören, sind zuweisbar — fremde IDs werden serverseitig herausgefiltert.

TOTP (Google Authenticator, Authy) und Passkeys (Touch-ID, Face-ID, YubiKey, Windows Hello). Pro Nutzer individuell aktivierbar (TOTP + Passkeys je Konto). Ist TOTP aktiv, fragt der Login nach dem Passwort eine zweite Stufe ab, bevor ein Sitzungs-Token ausgestellt wird.

Jede Einladung ist 7 Tage gültig und persönlich auf die E-Mail-Adresse ausgestellt. Hat die Person bereits ein XICTRAQ-Konto, ist der Zugang sofort aktiv (kein Registrierungs-Umweg) — andernfalls führt ein Deeplink zur kostenlosen Registrierung. Pro Konto sind maximal 20 ausstehende Einladungen je Typ erlaubt.

Ein Schedule besteht aus einem oder mehreren Layern. Jeder Layer hat eine Nutzer-Liste und eine Rotation: fixed (immer dieselbe Person), daily (Tageswechsel) oder weekly (Wochenwechsel). Layer werden von oben nach unten ausgewertet — der erste passende Layer gewinnt. Jeder Schedule hat eine eigene Zeitzone (Standard Europe/Berlin).

Pro Layer lassen sich Einschränkungen setzen: bestimmte Wochentage (z. B. Mo–Fr) und ein Zeitfenster von–bis (z. B. 09:00–17:00). Greift kein passendes Fenster, fällt die Auswertung auf den nächsten Layer durch — so deckt ein Layer die Bürozeiten ab und ein zweiter die Randzeiten.

Für einen Zeitraum (start_at bis end_at) lässt sich eine Person durch eine Vertretung ersetzen. Ist die ursprünglich diensthabende Person im Override-Fenster aktiv, wird stattdessen die Vertretungs-Adresse alarmiert. Optional mit Grund-Notiz.

Ein Cron prüft regelmäßig, ob sich die diensthabende Person geändert hat. Beim Wechsel erhält die neu diensthabende Person automatisch eine Handoff-E-Mail — sie weiß so sofort, dass sie jetzt Bereitschaft hat.

Firmenname (company_name), Logo (logo_base64, PNG/JPG/SVG bis 500 KB, als Data-URI eingebettet) und Primärfarbe (primary_color, #RRGGBB). Sobald ein company_name gesetzt ist, entfällt der Powered-by-XICTRAQ-Footer automatisch. Diese Felder wirken in Status-Pages, PDF-Reports, PDF-Scan-Reports und Brand-Mails. Die Akzentfarbe (accent_color, #RRGGBB) wirkt im Schnellcheck-Widget, im Status-Widget und im geteilten Bericht — Status-Seite, Mails und PDF-Generierung lesen sie nicht.

Zusätzlich können Ansprechpartner, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), USt-IdNr., Kontakt-E-Mail, Telefon und Website hinterlegt werden. Gesetzte Felder erscheinen im White-Label-PDF-Footer; leere Felder werden schlicht weggelassen.

Der Kunde nimmt die Einladung an, legt einmalig ein kostenloses Konto an und meldet sich an — danach erscheinen die freigegebenen Websites direkt in seinem Dashboard. Status-Pages lassen sich zusätzlich per Token-URL oder eigener Domain (Status-Page-CNAME) öffentlich teilen. Eine eigene Domain für das eingeloggte Client-Portal ist auf der Roadmap.

Sie laden Kunden per E-Mail ein und weisen ihnen die freigegebenen Websites zu — der Kundenzugang ist immer eine Viewer-Rolle, scoped auf genau die zugewiesenen Sites (assigned_websites). Das Client-Portal ist dem Agency-Plan vorbehalten: 50 Kunden-Slots. Die zugewiesenen Sites zählen gegen Ihre eigene Website-Obergrenze (Agency 50).

Geplante Report-Vorlagen (Business+) können an eine Empfänger-Liste (bis zu 20 Adressen) versendet werden — ideal, um Kunden direkt einzubeziehen. Empfänger müssen zum Konto gehören: Ihre eigene Adresse oder eingeladene Team-/Client-Mitglieder; konto-fremde Adressen werden abgelehnt. Im Agency-Plan tragen die PDFs Ihr Logo, Ihre Primärfarbe und Ihren Firmennamen automatisch (WhitelabelService); der Powered-by-XICTRAQ-Footer entfällt sobald ein eigener Firmenname gesetzt ist. Free/Starter/Business: Standard-XICTRAQ-Branding.

Lesen (nur Monitoring-Daten einsehen), Bearbeiten (Scans starten, Monitoring konfigurieren) oder Verwalten (alles außer Billing und Account-Löschung). Die Agentur sieht Ihre Websites in ihrem eigenen Dashboard neben ihren eigenen Projekten.

Sie behalten Ihr eigenes Abo, Ihre Rechnungen und die Hoheit über Ihren Account. Sie bestimmen welche Websites die Agentur sieht und welche Berechtigung sie hat. Zugriff kann jederzeit mit einem Klick widerrufen werden.

Wird der Agentur-Zugriff widerrufen, verliert die Agentur sofort den Zugriff auf Ihre Websites. Ihr Konto bleibt unverändert — Ihr Plan, Ihre Daten, Ihre Einstellungen bleiben bestehen. Die Agentur sieht Ihre Websites nicht mehr in ihrem Dashboard. Sie können jederzeit eine neue Agentur einladen oder der gleichen Agentur erneut Zugriff gewähren.

Bei Widerruf (Klick auf das Papierkorb-Symbol) wird die Einladung sofort entfernt. Beim nächsten Seitenaufruf verliert die eingeladene Person den Zugriff auf alle zugewiesenen Websites. Es gibt keine Übergangszeit.

Eingeladene User erben den Plan des Einladenden. Nach Widerruf fällt ihr effektiver Plan auf ihr eigenes Abo zurück (z.B. Free). Haben sie ein eigenes kostenpflichtiges Abo, behalten sie dessen Features. Haben sie kein eigenes Abo, sehen sie nur Free-Features.

Der Account der eingeladenen Person wird nie gelöscht. Nach Widerruf wird die Person zum Owner ihres eigenen (möglicherweise leeren) Kontos. Sie kann eigene Websites anlegen, ein eigenes Abo abschließen oder erneut von jemandem eingeladen werden.