Billing & Pläne

SEPA-Lastschrift (DE) und Kreditkarte (Visa, Mastercard, Amex via Stripe). Alle Preise sind Brutto inkl. 19 % deutscher MwSt. Bei gültiger USt-IdNr. greift Reverse-Charge, bei Drittland-Export Steuerbefreiung — in beiden Fällen stellen wir den Plan-Preis automatisch auf den Nettobetrag um; Add-ons werden dann ohne Umsatzsteuer zum Listenbetrag abgerechnet.

Für jede über Stripe bezahlte Rechnung (Erst-Abo, Verlängerung, anteilige Umstellung) erzeugt unser eigener InvoiceGenerator eine PDF/A-3-Rechnung: die sichtbare PDF wird mit mPDF gerendert, dann bettet horstoeko/zugferd das strukturierte XML (EN 16931, als „factur-x.xml“) ein. Pflichtangaben wie Leistungszeitraum, Steuersatz, Käufer-USt-IdNr. und Zahlungsbedingungen stehen in PDF und XML identisch — die Datei ist direkt in B2B-Workflows einlesbar. Versand automatisch per E-Mail, Download jederzeit unter Einstellungen → Abo & Rechnung.

Stripe-Customer-Portal ist direkt eingebunden — Plan ändern, Add-Ons hinzufügen/entfernen, Zahlungsmethode aktualisieren, Adresse ändern, kündigen. Alles ohne Support-Ticket.

Scheitert eine Stripe-Abbuchung (invoice.payment_failed), wird Ihr Konto sofort als „past_due“ markiert und wir mailen Ihnen den Hinweis inkl. nächstem Stripe-Retry-Termin. Bleibt die Rechnung offen, läuft ein tägliches Mahnwesen-Cron (09:20 Uhr deutscher Zeit) in drei Stufen: Stufe 1 nach 14 Tagen (Zahlungserinnerung), Stufe 2 nach 21 Tagen (1. Mahnung), Stufe 3 nach 30 Tagen (2. Mahnung). Bezahlte Beträge oder Rechnungsnummern werden dabei nie verändert (GoBD) — nur die Mahnstufe wird hochgezählt.

Bleibt eine Rechnung nach der 3. Mahnstufe weitere 10 Tage offen (also rund 40 Tage nach Fälligkeit), stuft das Cron den Plan auf Free zurück und setzt das Konto auf „gesperrt“ (suspension_reason=dunning). Lifetime-Konten sind davon ausgenommen. Sobald die offene Rechnung beglichen wird (invoice.paid-Webhook), setzen wir past_due_at, suspended_at und suspension_reason automatisch zurück — die Sperre wird ohne Support-Ticket aufgehoben.

Unter Einstellungen → Profil können Sie eine separate Rechnungs-E-Mail-Adresse (billing_email) hinterlegen (z. B. Buchhaltung oder Sammelpostfach). Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften gehen dann dorthin statt an Ihre Login-Adresse. Ohne Eintrag wird Ihre Konto-E-Mail verwendet.

Bei einem aktiven Abo wechseln Sie den Plan ohne erneuten Checkout: wir stellen das bestehende Stripe-Abonnement direkt auf den neuen Preis um (proration_behavior=create_prorations). Die Differenz für die laufende Periode wird sofort anteilig gutgeschrieben bzw. nachberechnet, der neue Plan ist unmittelbar wirksam. Lifetime-Lizenzen können nur auf einen höheren Plan upgraden, nicht downgraden.

Wir steuern die Umsatzsteuer selbst (kein Stripe Tax). Listenpreise sind Brutto inkl. 19 %. Liegt eine gültige USt-IdNr. vor (innergemeinschaftliches Reverse-Charge) oder verkaufen wir in ein Drittland (Export, 0 %), stellt applyTaxCorrectPrice die Plan-Position des Stripe-Abos automatisch auf den Nettopreis (Brutto / 1,19) um; Add-on-Positionen bleiben auf ihrem Listenbetrag und werden mit 0 % ausgewiesen. Das ist beidseitig: kommt die USt-IdNr. später hinzu oder fällt sie weg, wird wieder umgestellt — idempotent und ohne Sofortbelastung (proration_behavior=none). Die USt-IdNr. wird über VIES validiert.

Add-Ons laufen als zusätzliche Stripe-Subscription-Positionen. Mengen (z. B. Extra Websites, Team-Sitze) lassen sich jederzeit anpassen — Stripe rechnet die Änderung anteilig ab. Mengenbasierte Add-Ons erhöhen direkt Ihre effektiven Limits: gekaufte „Extra Website“ addieren sich auf das Plan-Website-Limit, „Extra Team-Mitglieder“ auf die Sitze. Beim Entfernen wird die ungenutzte Zeit gutgeschrieben; war das Add-On die einzige Position seiner Subscription, wird diese gekündigt.

Ein tägliches Retention-Cron räumt alte Monitoring-Rohdaten plan-abhängig: Free 7 Tage, Starter 30, Business 90, Agency 180 Tage. Analytics-Daten: Starter 90 Tage, ab Business unbegrenzt (Free hat kein Analytics). Das Add-On „Erweiterte Datenaufbewahrung“ hebt Monitoring auf 24 Monate (730 Tage) und Analytics auf unbegrenzt. Session-Recordings sind aus Datenschutzgründen unabhängig davon auf maximal 90 Tage gekappt, identifizierte Nutzer (identify) auf maximal 365 Tage (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).